Cách Quản Lý Hồ Sơ Bằng Excel
Biểu chủng loại Excel quản lý hồ sơ nhân sự
1. Các nguyên tố của một file Excel quản lý hồ sơ nhân sự
Trong tệp tin quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel bao hàm hầu hết báo cáo sau:
Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): Mỗi nhân sự được gán với một mã số thắt chặt và cố định ko trùng nhau. khi nhân sự đó ngủ Việc, mã số này rất cần được không thay đổi (ko gán lại cho tất cả những người khác).
Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ bằng excel
Họ cùng tên
Sở phận
Loại hình nhân sự: BOD, làm chủ, nhân viên cấp dưới,...
Vị trí công việc: Là thương hiệu địa điểm nhưng nhân viên đã đảm nhiệm, bao gồm cả cấp độ bây chừ. Ví dụ: Chulặng viên sales Level 1
Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,...
Cửa hàng làm việc: Trụ ssinh sống, chi nhánh 1, chi nhánh 2,...
Các loại giấy tờ buộc phải thiết: Sơ yếu đuối lý định kỳ có xác thực địa pmùi hương, Bản sao công hội chứng CMTND hoặc CCCD, Bản sao công triệu chứng giấy khai sinc, Bản sao công triệu chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bởi giỏi nghiệp, Giấy thăm khám sức khoẻ bao gồm dấu đỏ, Hợp đồng bao gồm chữ ký và dấu đỏ, rất có thể thêm hình họa thẻ.
2. Cần kết hợp hồ sơnhân sự với đều biểu mẫu mã nhân sự Excel như thế nào khác?
Nếu như để quản lý thông báo ứng cử viên, bộ phận tuyển dụng chỉ cần quyên tâm tới một vài ban bố cơ phiên bản nlỗi chúng ta và tên, lên tiếng contact, chuyên môn học tập vấn, tay nghề làm việc,... thì quản lý nhân sự đòi hỏi tinh vi nhiều hơn thế.
Để thống trị một giải pháp bao quát cùng vừa đủ hồ sơ nhân sự, thì kế bên file Excel làm hồ sơ nhân sự, công ty đề nghị ssống hữumột hệ thống bao gồm 5biểu chủng loại Excel khác:
File Excelquản lý danh sách nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan duy nhất về báo cáo của các nhân sự đã thao tác trên chủ thể (đã trong thời hạn hợp đồng).
File Excel thống trị hợp đồng: Doanh nghiệp nên cần sử dụng file Excel này làm chủ thông báo thích hợp đồng demo việc và các nhiều loại hòa hợp đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc khăng khăng bao gồm thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ khẳng định thời hạn, HĐLĐ không xác minh thời hạn).Các trường thông báo của biểu mẫu thống trị hòa hợp đồng nhân sự tương đối dễ dàng, tuy vậy lại bao gồm lượng tài liệu Khủng và yên cầu độ đúng mực cao.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự mới: Trong quy trình chuyển động, chắc rằng doanh nghiệp đang đón thêm mọi nhân viên cấp dưới new. Filequản lý hồ nước sơbởi Excel về cơ bạn dạng là sự kết hợp thân hai biểu chủng loại Danh sách nhân sự với Hồ sơ cá thể, nhưng nhấn mạnh hơn vào những đọc tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự nghỉ ngơi việc:Cũng tương tự như nhỏng Biểu mẫu mã theo dõi và quan sát nhân sự bắt đầu, mà lại đối với nhân sự ngủ Việc, công ty lớn đề xuất quan tâm rộng sự đổi khác của các yếu tố có khả năng sẽ bị huỷ hiệu lực hiện hành sau khi nhân sự nghỉ ngơi bài toán, cũng giống như hồ sơ quan trọng nhằm hoànvớ thủ tục chấm dứt vừa lòng đồng.File Excel theo dõi và quan sát dịch chuyển chi phí lươngcủa nhân sự: Không bắt buộc là nhân sự new hay nhân sự nghỉ ngơi bài toán, biến động chi phí lươngbao gồm những trường đúng theo tăng lương, bớt lương, tăng màn chơi, sút màn chơi, giao vận địa chỉ, chuyển công tác,... Trong file Exceltheo dõi và quan sát biến động này, nên để ý tới ngày sự thay đổi gồm hiệu lực thực thi.
Để hỗ trợ thành phần nhân sự các doanh nghiệp lớn, topgamebanca.com.vn đang tổng đúng theo công bố toàn bộ 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Clichồng trên trên đây nhằm sở hữu về miễn giá tiền.
Các tư liệu không giống hoàn toàn có thể sở hữu về:
1.Bộ Từ điển năng lực và Bản trình bày quá trình đến 60+ địa điểm trong doanh nghiệp
2.Mẫu Excel bảng chnóng công mới nhất (theo giờ đồng hồ, ngày, tuần)
3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện nay hành (update 5/2021)
4.Mẫu Word quy chế lương ttận hưởng, phú cấp cùng xử pphân tử cần sử dụng vào doanh nghiệp
5.Mẫu Word nội quy cửa hàng (bản tương đối đầy đủ 21 trang)
6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) phiên bản khá đầy đủ 38 trang
3. Có phương án như thế nào thay thế sửa chữa biểu chủng loại Excel để làm chủ hồ sơ nhân sự nkhô cứng - gọn - đúng chuẩn - bảo mật hơn không?
Quản lý nhân sự bằng Excel từ rất lâu đã có coi là nhiệm vụ thân thuộc của bộ phận Nhân sự các doanh nghiệp lớn. Sự quen thuộc này thậm chí là còn được coi là lẽ đương nhiên: họ vẫn vẫn từng giờ từng giờ trung thành với công việc tsoát lại, nhập liệu bằng tay bên trên hầu hết tệp tin số liệu này.
Đúng vậy, “quản lý làm hồ sơ nhân sự” là vấn đề sẽ phải làm. Thế cơ mà, nguyên lý có thể thực hiện đâu mang định chỉ có thể là “Excel”?
Theo Gartner, 30% doanh nghiệp đồ sộ vừa đủ với to trên trái đất đang áp dụng cỗ hình thức dựa trên đám mây cho các nhiệm vụ cai quản trị nhân sự vào năm 2020.
Ngày ni, công nghệ 4.0 bao phủ sóng rộng rãi, thậm chí còn trí tuệ tự tạo (Artificial Intelligence - AI) cùng technology sản phẩm công nghệ học (Machine Learning - ML) sẽ nhập vai trò quan trọng trong tương đối nhiều nhiệm vụ quản trị cùng vận hành; vậy chẳng gồm gì khó khăn hiểu Lúc công ty lớn thay thế Excel bởi một mức sử dụng hiện đại hơn để thống trị nhân sự.
Và đặc biệt hơn không còn, Việc tận dụng tối đa một giải pháp thuận tiện hơn góp công ty lớn chưa hẳn tập trung không ít vào các quá trình liên quan cho tới giấy tờ thủ tục nhưng mà ko tạo ra năng suất thao tác làm việc.
a. 06 nhược điểm của biểu chủng loại Excel khi dùng làm thống trị nhân sự
Dữ liệu phân tán, rất khó khăn nhằm rà soát tổng thể và toàn diện tốt làm report toàn vẹn, gây khó dễ Việc ra quyết định
lúc thống trị làm hồ sơ bằng tệp tin Excel, chắc hẳn rằng doanh nghiệp lớn vẫn hiểu được dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán làm việc nhiều tệp tin không giống nhau. Họ cũng ngầm chấp nhận đang tiêu tốn thêm nhiều thời hạn và sức lực để cách xử lý.
Tuy nhiên, điều này ko đơn giản và dễ dàng chỉ cần tiêu tốn lãng phí nguồn lực có sẵn cho khách hàng, Hơn nữa dẫn tới các hệ luỵ nguy hại rộng - cản trở việc thanh tra rà soát toàn diện và tổng thể, sinh sản báo cáo nhân sự, và vấn đề mau lẹ ra đưa ra quyết định của chỉ huy.
Không đảm bảo an toàn bảo mật
Lẽ đương nhiên là công ty quản lý như thế nào vẫn muốn bảo mật những thông tin trong công ty, đặc biệt là các dữ liệu nhạy bén. Trong công tác làm việc thống trị nhân sự đựng không ít tài liệu nlỗi vậy: nút lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNcông nhân, số sổ BHXH, số thích hợp đồng, nguyên nhân nghỉ Việc,...
Xem thêm: Cách Trồng Rau Bằng Thùng Xốp Đơn Giản, Hiệu Quả, Cách Trồng Rau Trong Thùng Xốp “Siêu Đơn Giản”
Tuy nhiên, những biểu mẫu Excel thực thụ không bảo đảm an toàn bảo mật. Không có phân quyền, không tồn tại khoanh vùng dữ liệu như thế nào được đánh dấu “chỉ dành riêng cho những người quản lý” cả. Mặc mặc dù chủ cài tệp tin rất có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy vấn, mặc dù vẫn không tách khỏi khác ngôi trường phù hợp bị nhỉ ra ngoài.
Đó là chưa kể không ít người đã phải dùng bình thường một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng chống nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc điều hành và kiểm soát bảo mật thông tin gần như là là tất yêu.
Quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel tàng ẩn các mối nguyhại đến doanh nghiệp
Không thể vướng lại “thừa kế” cho những người sau
Giả sử tất cả một người có quyền lực cao nhân sự mới cho tiếp nhận quá trình, dẫu vậy cô ấy lại bắt buộc “giải mã” giải pháp đặt tên với thu xếp những báo cáo bên trên biểu mẫu Excel mà lại fan cũ để lại. Vậy cô ấy hoàn toàn có thể làm gì ko kể vấn đề cần sửa đổi những biểu mẫu đó theo sự hiểu biết với kinh nghiệm của bản thân mình, hoặc tệ không chỉ có thế là ban đầu lại tự số lượng 0 tròn trĩnh.
Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một trong những tài nguim quý giá của bạn, cơ mà thật nhớ tiếc là ko có khả năng chuyển nhượng bàn giao và thừa kế đầy đủ.
Khả năng tích đúng theo kém
Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói phổ biến, có nhiều phần mềm công ty hoàn toàn có thể thực hiện nlỗi ứng dụng chnóng công, phần mềm tính lương, phần mềm cai quản KPI/OKR, quản lý gia sản, thống trị tư liệu, phần mềm chat, chữ cam kết năng lượng điện tử,... Nhược điểm của biểu mẫu mã Excel là không thể tích phù hợp với đông đảo cơ chế tân tiến đó.
Ngay cả với phần nhiều khí cụ thịnh hành hơn như là đồng hồ thời trang, định kỳ biểu hay Gmail thì Excel cũng không kết nối được.
Dễ gây nên những lỗi sai vì chưng làm việc của nhỏ người
Tất cả các làm việc của bé bạn trên biểu chủng loại Excel, từ việc nhập liệu cho tới tìm kiếm kiếm, tkiểm tra lại, xào luộc, chỉnh sửa,... những được triển khai trọn vẹn thủ công. Con fan không được thiết kế sẵn như phần mềm buộc phải không nên sót là điều dễ hiểu; mà lại không cung cấp được nhỏ người chính vậy thiếu sót của lý lẽ.
Sai lầm sẽ còn xảy ra liên tục hơn nữa Khi nhiều người cùng truy vấn cùng sửa đổi một tệp tin Excel. Ngay trên lúc bắt gặp người không giống đang thao tác trên cùng một giao diện với mình, chuyên viên của bạn đã có thể bị mất triệu tập với gây nên lầm lẫn.
Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô
Dữ liệu vững mạnh với doanh nghiệp lớn. Khi càng có tương đối nhiều nhân viên cấp dưới thì cơ sở tài liệu nhân sự càng trsinh sống phải kếch xù. Không thể giải quyết bằng phương pháp cđọng tăng lên số trang, số loại, số cột,... được.
Hay nói theo một cách khác, khi công ty lớn không ngừng mở rộng quy mô, thống trị nhân sự bằng biểu chủng loại Excel truyền thống lịch sử gần như là là không tưởng.
b. Phần mượt cai quản trị đọc tin nhân sự topgamebanca.com HRM là giải pháp hàng đầu nhằm sửa chữa biểu chủng loại nhân sự Excel
Thấu hiểu các bài tân oán trong nghiệp vụ cai quản trị cùng những điểm yếu của biểu mẫu mã nhân sự Excel đề cập trên, topgamebanca.com.vn mới đây đã đến ra mắt một chiến thuật sửa chữa thay thế hoàn hảo và tuyệt vời nhất - Phần mượt cai quản báo cáo nhân sự topgamebanca.com HRM.
Phần mềm topgamebanca.com HRM+ với những kỹ năng tuyển dụng, hội nhập, làm chủ đọc tin nhân sự toàn diện
topgamebanca.com HRM rất có thể tự động tạo ra các báo cáo sâu xa, khiến cho bạn nhanh chóng đưa ra quyết định nhân sựĐâu là phần đông chỉ số quan trọng nên thống kê trong quản trị nhân sự? Số lượng nhân sự cùng workload của các chống ban? Tổng số chi phí thuế đề xuất nộp? Tổng số tiền lương cần trả toàn công ty? Số chi phí lương trong phòng marketing? Mức lương vừa đủ bên trên một nhân sự? Tổng bỏ ra phí? ROI nhân sự?
Các chỉ số này sẽ tiến hành tính toán thù tự động hóa trường đoản cú đầy đủ tài liệu sẵn gồm của chúng ta bên trên ứng dụng, và hiển thị lập tức (real-time) trong mục report.
Vậy nên, bất kể lúc nào bạn cũng có thể nắm được tình trạng tổng quan lại về nhân sự trong doanh nghiệp lớn để mang ra những ra quyết định đúng mực.
Một phần bối cảnh các báo cáo được chế tạo tự động từ các biết tin nhân sự trên topgamebanca.com HRM
topgamebanca.com HRM có khả năng bảo mật thông tin ngặt nghèo, chỉ bạn được phân quyền mới hoàn toàn có thể truy cập dữ liệu
Nếu nlỗi một file Excel thuận tiện được chia sẻ ra ngoài; thì nhằm truy cập được vào khối hệ thống topgamebanca.com HRM của người tiêu dùng, một tín đồ bắt buộc phải cài một thông tin tài khoản ứng dụng (được sinh sản cùng kiểm soát và điều hành vì chưng chủ doanh nghiệp) VÀ được phân quyền mang lại. Thông thường, chỉ tất cả chỉ huy với một vài ba nhân viên nhân sự cao cấp new gồm quyền chỉnh sửa tài liệu toàn cửa hàng, còn làm chủ chỉ có quyền xem (chđọng không hẳn chỉnh sửa) dữ liệu của cung cấp bên dưới trực thuộc cơ sở bản thân.
Đối cùng với ánh mắt tự phía nhân viên, topgamebanca.com.vn gồm cung ứng thêm một ứng dụng không giống để chúng ta tự coi thông tin cá thể với các dữ liệu thao tác không giống của bạn dạng thân được lưu trữ vì chưng công ty lớn. Ứng dụng này có tên topgamebanca.com Me, có cách gọi khác là Trang hồ sơ cá thể của từng người.
bởi thế, không những bảo mật thông tin báo cáo xuất sắc hơn, phần mềm của topgamebanca.com còn đề cao tính phân minh, thỏa mãn nhu cầu ước muốn được biết của nhân viên cấp dưới trong những khi vẫn đảm bảo an toàn quyền kiểm soát và điều hành của bạn.
topgamebanca.com HRM được thiết kế chuyên nghiệp, dễ áp dụng, dễ ợt bàn giao cho tất cả những người làm chủ khác
Phần mượt có khả năng tàng trữ tài liệu cực kì mập, tài năng hiển thị cũng rộng cấp những lần đối với một biểu mẫu Excel phải không có biết tin làm sao giống hệt như một “mã số bí ẩn” cả.
Ngay cả hình ảnh cùng biện pháp bố trí các trường đọc tin cũng theo như đúng quy chuẩn và logic, bảo đảm an toàn tiện lợi gọi hiểu với sử dụng cho một fan mới - kể cả là một trong những trưởng phòng nhân sự tay nghề cao hay là một chuyên viên bắt đầu vẫn còn “con gà mờ”.
Xem thêm: 【Hướng Dẫn】2 Cách Đăng Nhập Tài Khoản Google Trên Điện Thoại
Một phần hình ảnh của Phần mềm quản lý ban bố nhân sự topgamebanca.com HRM
topgamebanca.com HRM có tác dụng tích hòa hợp béo theo cả chiều rộng cùng chiều sâu
Trong cỗ chiến thuật quản lí trị nhân sự trọn vẹn của topgamebanca.com.vn còn đa phần mượt có lợi khác: phần mềm onboarding nhân viên new, chấm công bình nhận diện khuôn phương diện, tính công, tính lương, quản trị kim chỉ nam, quản lý gia sản,... Phần mềm HRM được tích hòa hợp chặt chẽ cùng với toàn bộ các phần mềm này - cùng cả các giải pháp bên phía ngoài không giống.
Lấy ví dụ, bên trên topgamebanca.com HRM, nhân sự A có biết tin mã chấm công là 072, email nội bộ là nguyenvana